Prowadzenie działalności – obowiązki podstawowe

1. Konto bankowe

Każdy przedsiębiorca musi posiadać rachunek bankowy firmowy, który używa do realizowania płatności powstających w działalności gospodarczej.

Obowiązek ten dotyczy również działalności jednoosobowych osób fizycznych, nie powinien więc to być np. rachunek prywatny typu ROR.

Poprzez konto firmowe przedsiębiorca zobowiązany jest dokonywać:

a) płatności podatków i składek ubezpieczeniowych,

b) płatności w obrocie gospodarczym, których:

  1. stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz gdy
  2. jednorazowa wartość transakcji przekracza 15.000 euro.

Oba te warunki muszą być spełnione łącznie.

Uwaga! Limit 15.000 euro dotyczy jednej transakcji, a nie jednej płatności np. przy płatności faktury o wartości 20.000 euro każda płatność, nawet poniżej 15.000 euro, powinna być dokonana przelewem bankowym.

Jeżeli stroną transakcji jest osoba fizyczna w/w limit nie obowiązuje.

O wszystkich posiadanych rachunkach bankowych związanych z działalnościągospodarczą należy informować urząd skarbowy.

2. NIP na wszystkich dokumentach

Przedsiębiorca jest zobowiązany posługiwać się numerem NIP na

wszystkich dokumentach tj. fakturach, umowach, pismach.

3. Oznaczanie przedsiębiorcy i towarów

Oznaczanie przedsiębiorcy

Przedsiębiorca w trakcie prowadzonej działalności musi posługiwać się nazwąjednoznacznie identyfikującą przedsiębiorstwo. W zależności od formy prawnej nazwa powinna składać się z następujących elementów:

  1. działalność jednoosobowa osoby fizycznej – imię i nazwisko lub inicjał imienia, nazwisko i nazwa;
  2. spółka cywilna – imiona i nazwiska wszystkich wspólników ewentualnie dodatkowo nazwa z dopiskiem s.c. lub nazwa skrócona zawierająca inicjały imion i nazwisk wspólników oraz ewentualnie, dodatkowo nazwę z dopiskiem s.c.;
  3. spółka jawna – nazwisko przynajmniej jednego ze wspólników, nazwę (o ile posiada) i oznaczenie spółka jawna (albo w skrócie sp. j.);
  4. spółka z ograniczona odpowiedzialnością - nazwa i oznaczenie spółka z ograniczona odpowiedzialnością (albo w skrócie sp. z o.o.);
  5. spółka akcyjna – nazwa i oznaczenie spółka akcyjna (albo w skrócie s.a.).

Skracanie nazw ponad w/w zasady może być przyczyną negatywnych konsekwencji np. zarzutem nieprawidłowego dokumentowania działalności gospodarczej.

Oznaczanie towarów

Przedsiębiorca wprowadzający do obrotu na terenie RP towary (producent lub importer) powinien umieścić na towarze, opakowaniu, etykiecie następujące dane:

  1. firmę przedsiębiorcy i jego adres,
  2. nazwę towaru,
  3. inne oznaczenia i informacje wymagane na podstawie odrębnych przepisów.

W korespondencji handlowej, przedsiębiorca zobowiązany jest do podawania podstawowych danych o swojej firmie. Zakres danych jest uzależniony od formy prawnej działalności.

Dla osób fizycznych, spółek osobowych (cywilna, jawna, partnerska, komandytowa) są to następujące dane:

  1. firma (nazwa) spółki,
  2. NIP,
  3. siedziba i adres przedsiębiorcy.

Dla spółek handlowych (komandytowo-akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych) są to następujące dane:

  1. firma (nazwa) spółki,
  2. siedziba i adres spółki,
  3. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki (najczęściej KRS),
  4. numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru (najczęściej nr KRS),
  5. NIP,
  6. wysokość kapitału zakładowego.

5. Obowiązek prowadzenia księgowości

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia księgowości. Tylko najmniejsze podmioty opodatkowane na zasadach karty podatkowej, księgowości nie prowadzą (z wyjątkiem ewidencji dla celów podatku VAT).

W zależności od statusu prawnego i wybranej formy opodatkowania, prowadzone są następujące rodzaje księgowości:

  1. księgi rachunkowe, czyli tzw. pełna księgowość - dotyczy spółek kapitałowych, spółki komandytowej oraz pozostałych podmiotów, których obrót w roku poprzednim przekroczył 1,2 mln euro;
  2. ewidencja przychodów lub podatkowa księga przychodów i rozchodów (ewidencje uproszczone) – dotyczy osób fizycznych i spółek cywilnych. Podmioty te mogą również prowadzić pełną księgowość mimo nie przekroczenia limitu 1,2 mln zł obrotu.

6. Obowiązek samodzielnego obliczania podatków i składek, składania deklaracji.

Przedsiębiorca jest zobowiązany do comiesięcznego (tzw. mali podatnicykwartalnego) naliczania podatków: dochodowego oraz podatku VAT. Składaniadeklaracji w podatku VAT oraz zapłaty obliczonych podatków. W podatku dochodowym, obowiązuje zasada samoobliczenia, czyli każdy przedsiębiorca liczy podatek samodzielnie, nie może zwrócić się o pomoc w wyliczeniu podatku do urzędu skarbowego.

Księgowość i rozliczenia podatków można prowadzić samodzielnie, można zatrudnić księgową u siebie w firmie, albo zlecić wykonywanie tych czynności na zewnątrz do biura rachunkowego.

Taki zewnętrzny podmiot należy sprawdzić, czy posiada stosowne uprawnienia (wpis na listę doradców podatkowych lub certyfikat uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg). Biuro rachunkowe w przeciwieństwie do księgowej na etacie, odpowiada za poprawność dokonywanych rozliczeń. Nie wyłącza to jednak bezpośredniej odpowiedzialności przedsiębiorcy z tytułu nie wpłaconych podatków.

7. Kasa fiskalna

Firmy dokonujące sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej muszą posiadać kasę fiskalną. Obowiązek jej posiadania i ewidencjonowania obrotu może wystąpić nawet od pierwszejtransakcji. Przedsiębiorstwa, sprzedające towary lub usługi wyłącznie dla firm,kasy fiskalnej mieć nie muszą.

8. Rozliczenie

ROZLICZENIE ROCZNE

Po zakończeniu każdego roku podatkowego przedsiębiorca, jest zobowiązany złożyć zeznanie roczne w zakresie podatku dochodowego. Rodzaj zeznania uzależniony jest od formy prawnej działalności i wybranej formy opodatkowania. Podatnicy karty podatkowej również są zobowiązani do złożenia swoistego zeznania rocznego na druku PIT-16A.

Firmy prowadzące pełną księgowość do zeznania muszą dołączaćsprawozdanie finansowe.

Spółki zarejestrowane w KRS składają dodatkowo sprawozdanie

finansowe do sądu. Większe podmioty po przekroczeniu kwot obrotu rocznego, wielkości zatrudnienia i kwot sumy bilansowej muszą również przeprowadzićbadanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta i ogłosićsprawozdanie finansowe w Monitorze Polskim B.

Badaniu przez biegłego rewidenta i ogłaszaniu w Monitorze Polskim B podlegają roczne sprawozdania finansowe m.in.:

  1. banków i zakładów ubezpieczeń;
  2. funduszy emerytalnych;
  3. spółek akcyjnych;
  4. podmiotów i jednostek organizacyjnych prowadzących działalnośćmaklerską;
  5. pozostałych jednostek, które w roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

o średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

o suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,

o przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.

Sprawozdanie finansowe ogłaszane w Monitorze Polskim B musi zawierać:

  1. wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące częśćinformacji dodatkowej;
  2. bilans;
  3. rachunek zysków i strat;
  4. zestawienie zmian w kapitale własnym;
  5. rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy;
  6. opinię biegłego rewidenta;
  7. odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe.

Sprawozdanie finansowe podpisuje zarówno osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i kierownik jednostki składającej sprawozdanie finansowe. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, podpis na sprawozdaniu finansowym muszą złożyć wszyscy jego członkowie. Podpisy pod każdym dokumentem muszą być złożone w pełnym brzmieniu. Dopuszcza się złożenie kserokopii  dokumentów uwierzytelnionych „za zgodność z oryginałem” przez osobę upoważnioną.

Dostarczenie tak przygotowanego do ogłoszenia kompletu dokumentów powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Za  ogłoszenie trzeba wnieść opłatę, a jej wysokość zależy od objętości materiałów wymagających publikacji .

Za uchylanie się od obowiązku ogłoszenia w Monitorze Polskim B sprawozdania finansowego, przewidziane zostały sankcje karne w postaci grzywny oraz kary ograniczenia wolności.

9. Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników

Zatrudniając pracownika należy liczyć się z szeregiem nowych obowiązków.

Pracownik musi mieć podpisaną od pierwszego dnia umowę o pracę. Przed rozpoczęciem pracy powinien być przebadany przez lekarza medycyny pracy, czy nie ma przeciwwskazań do jej wykonywania oraz być przeszkolony przez inspektora BHP. Czynności tych muszą dokonać osoby z uprawnieniami.

Pracodawca dokumentację kadrową przechowuje w teczce osobowej.

W trakcie trwania zatrudnienia, pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania zasad wynikających z Kodeksu Pracy, m.in.: pobierać i wpłacać podatek dochodowy od wynagrodzeń pracownika, pobierać składki na ubezpieczenie.

Również w przypadku gdy, zatrudniane są inne osoby np. na podstawie umów zleceń, o dzieło, członków zarządów, rad nadzorczych lub wypłacane są świadczenia na rzecz innych osób np. dywidendy, wygrane w konkursach i promocjach , przedsiębiorca jest zobowiązany do pobierania podatku lub podatku i składki od takich wypłat.

Państwowa Inspekcja Pracy i Państwowa Inspekcja Sanitarna

W przypadku zatrudnienia pierwszego pracownika należy ten fakt zgłosić do PIP i PIS w przeciągu 30 dni od dnia zatrudnienia pierwszego pracownika.

Firmy nie zatrudniające pracowników lub zatrudniające wyłącznie zleceniobiorców nie muszą zgłaszać się do PIP i PIS.

10.  Obowiązek utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Przedsiębiorca zatrudniający co najmniej 20 pracowników (wg stanu na 1 stycznia danego roku), powinien utworzyć ZFŚS. Fundusz ten ma służyćfinansowaniu działalności socjalnej tj. udzielaniu zapomóg, pożyczek, finansowania wypoczynku itp. Wysokość środków zgromadzonych na funduszu wyliczana jest jako iloczyn przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia podawanego przez GUS oraz ilości osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty.

Pracodawca w porozumieniu z przedstawicielami pracowników określa sposób wykorzystania środków funduszu.

Dla przedsiębiorcy zatrudniającego poniżej 20 pracowników, tworzenie Funduszu nie jest obowiązkowe, pod warunkiem poinformowania o tym reprezentacji pracowników.

11. Obowiązek wpłacania opłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON)

Firma począwszy od miesiąca, w którym stan zatrudnienia wyniósł 25 osób lub więcej, jest zobowiązana zarejestrować się w PFRON, składać co miesiąc deklaracje dotyczące stanu zatrudnienia i wnosić opłaty. Opłaty mogą byćzmniejszane, jeżeli wśród osób zatrudnionych znajdują się osoby z orzeczonym stopniem niepełnosprawności. Jeżeli ilość osób niepełnosprawnych zatrudnionych w firmie przekroczy 6% ogółu zatrudnionych opłat się nie ponosi.

12. Okres przechowywania dokumentacji

Dokumentacja księgowa i podatkowa musi być przechowywana przez okres 5 lat licząc od ostatniego dnia roku, w którym złożono deklaracje za dany rok.

W praktyce, ze względu na tryb rozliczania podatku chodowego (zeznanie roczne składane jest w roku następnym, po zakończeniu danego roku), termin ten wydłuża się do 6 lat. Przedsiębiorca zobowiązany jest przechowywaćdokumentację w sposób umożliwiający jej przegląd lub kontrolę przez instytucje kontrolne w całym tym okresie.

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat.

W przypadku, gdy przedsiębiorca nie ma miejsca na przechowywanie dokumentacji, może zlecić usługę archiwizacji wyspecjalizowanej firmie.

13. Ceny transferowe

W przypadku firm powiązanych rodzinnie, kapitałowo lub osobowo, ustawy podatkowe przewidują konieczność opracowania tzw. dokumentacji stosowanych cen transferowych. Z dokumentacji tej powinna wynikać kalkulacja kosztów usług lub dostaw towarów pomiędzy tymi podmiotami, stanowiąca podstawę do określenia czy ceny stosowane pomiędzy nimi mającharakter rynkowy.

14. Obowiązek sporządzania sprawozdań statystycznych

Każdy przedsiębiorca może podlegać obowiązkowi przekazywania określonych danych o swoim przedsiębiorstwie do urzędu statystycznego. Urząd statystyczny informuje indywidualnie wytypowanych przedsiębiorców o zakresie sprawozdań finansowych, które powinny być złożone. Sprawozdania statystyczne, które składają przedsiębiorcy są bardzo różne i zależą od specyfiki branży, w której działa dana firma.

15. Kontrola przedsiębiorcy

Każdy przedsiębiorca może być poddany kontroli szeregu urzędów i instytucji publicznych. Urzędnicy urzędu skarbowego i ZUS należą do najczęściej „odwiedzających” przedsiębiorców. Oprócz nich każdy rodzaj podatku, opłaty lub innego obowiązku obciążającego przedsiębiorcę może być kontrolowany przez właściwy urząd.

Mikroprzedsiębiorcy, mali przedsiębiorcy i średni przedsiębiorcy nie mogą byćw ciągu roku kontrolowani przez wszelkie instytucje dłużej niż 4 tygodnie.

Dla pozostałych przedsiębiorców, łączna długość okresu kontroli nie może przekroczyć 8 tygodni.

W danym czasie u przedsiębiorcy może odbywać się tylko jedna kontrola.

Kolejni kontrolujący powinni zawiesić kontrolę do czasu zakończenia już trwającej kontroli.

Jednakże są przypadki kontroli, których w/w ograniczenia nie dotyczą,są to m.in.:

  1. kontrola zwrotu VAT oraz,
  2. gdy toczy się wobec kontrolowanego śledztwo lub dochodzenie.

Przedsiębiorca powinien posiadać książkę kontroli, w której kontrolujący wpisują każdą kontrolę.

16. Zawieszenie działalności

W przypadku okresowego zaprzestania wykonywania czynności w ramach działalności gospodarczej , można firmę zawiesić, informując o tym fakcie urząd gminy.

W okresie zawieszenia działalności nie składa się deklaracji i nie płaci siępodatków i składek. Firmy zatrudniające pracowników nie mogą byćzawieszane.

17. Likwidacja działalności

Aby zlikwidować działalność osoby fizycznej lub spółki cywilnej należy złożyćstosowny wniosek do urzędu miasta lub gminy o wykreślenie z ewidencji. Urząd dokona na podstawie tego wniosku wykreślenia spółki z rejestru REGON, urzędu skarbowego i ZUS. Likwidacja pozostałych spółek osobowych wiąże się z koniecznością podjęcia stosownych uchwał, następnie zawiadomieniem KRS.

W przypadku spółek kapitałowych (z o.o., s.a.) wszczynane jest postępowanie likwidacyjne, a po jego zakończeniu powiadamia się KRS.

Płatnicy podatku VAT dodatkowo powinni dokonać wyrejestrowania z VAT w urzędzie skarbowym na formularzu VAT-Z.

Na dzień likwidacji należy sporządzić remanent, który co do zasady podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz VAT. Jest to dodatkowy podatek poza podatkami, które występowały w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej.